Regulamin serwisu KSeF Service

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady korzystania z serwisu internetowego KSeF Service, dostępnego pod adresem KSeFService.pl (dalej: „Serwis”).

1.2. Administratorem oraz współwłaścicielami Serwisu są: BSD-NET Adrian Urzędniczek, ul. Sosnowa 17, 42-360 Poraj, NIP: 5771876968 oraz KISS Code Maciej Szmida, ul. Jasna 33, 42-360 Poraj, NIP: 5771914812, które posiadają równe udziały w prawach do Serwisu (50% / 50%).

1.3. Serwis umożliwia Użytkownikom integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w trybie interaktywnym oraz poprzez API / tryb wsadowy, zgodnie z zakresem określonym w niniejszym Regulaminie.

1.4. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie na stronie Serwisu w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtworzenie i utrwalenie na urządzeniu końcowym Użytkownika.

1.5. Korzystanie z Serwisu oznacza akceptację Regulaminu w całości. W przypadku braku akceptacji Regulaminu Użytkownik nie powinien korzystać z Serwisu.

1.6. Serwis KSeF Service przeznaczony jest wyłącznie dla przedsiębiorców (firm) prowadzących działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów prawa polskiego. Korzystanie z Serwisu przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej (osoby prywatne, konsumenci) nie jest dozwolone.

1.7. Serwis działa wyłącznie w relacjach pomiędzy przedsiębiorcami (model B2B). W związku z tym nie mają zastosowania przepisy dotyczące ochrony konsumentów, w tym w szczególności: ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. 2014 poz. 827 z późn. zm.) oraz odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące ochrony konsumentów (w szczególności art. 385¹–385³ oraz art. 556–576 KC). Wszelkie roszczenia wynikające z korzystania z Serwisu mogą być dochodzone wyłącznie w ramach relacji między przedsiębiorcami (B2B), a osoby nieprowadzące działalności gospodarczej nie mają prawa do powoływania się na uprawnienia konsumenckie w związku z korzystaniem z Serwisu.

2. Definicje

Na potrzeby Regulaminu poniższe pojęcia oznaczają:

• Użytkownik – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, która korzysta z Serwisu, w szczególności zakłada konto, loguje się, przesyła dane lub korzysta z API.
• Konto – indywidualny panel dostępowy w Serwisie przypisany do Użytkownika, utworzony po dokonaniu rejestracji.
• KSeF – Krajowy System e-Faktur prowadzony przez właściwy organ państwowy.
• Usługi – usługi świadczone drogą elektroniczną przez Operatora za pośrednictwem Serwisu, polegające w szczególności na przekazywaniu, odbieraniu, monitorowaniu i raportowaniu statusów faktur w KSeF.
• Dane – wszelkie informacje, w tym dane księgowe, dane kontrahentów i inne treści przesyłane przez Użytkownika do Serwisu.

3. Zakres i charakter usług

3.1. Serwis stanowi pośrednika (API Gateway) pomiędzy systemami Użytkownika a KSeF i służy do wysyłania, odbierania oraz monitorowania faktur elektronicznych w KSeF.

3.2. Operator nie jest operatorem KSeF ani organem podatkowym. Odpowiada jedynie za udostępnienie narzędzia informatycznego umożliwiającego komunikację z KSeF.

3.3. Szczegółowy zakres funkcjonalności (np. typy integracji, limity, API) może być określony w dokumentacji API lub odrębnej umowie zawartej z Użytkownikiem.

3.4. Usługi są świadczone w modelu „as is” i „as available”, co oznacza, że Operator dokłada należytej staranności, aby Serwis działał poprawnie, lecz nie gwarantuje nieprzerwanego działania Serwisu, braku błędów oraz zgodności z indywidualnymi potrzebami Użytkownika.

4. Rejestracja konta i dostęp

4.1. Korzystanie z pełnej funkcjonalności Serwisu może wymagać utworzenia Konta.

4.2. Przy rejestracji Użytkownik podaje prawdziwe, aktualne i kompletne dane wymagane przez formularz rejestracyjny. Użytkownik odpowiada za ich poprawność.

4.3. Dostęp do Konta jest zabezpieczony hasłem. Użytkownik zobowiązuje się do zachowania hasła w poufności i nieudostępniania go osobom trzecim.

4.4. W przypadku podejrzenia nieuprawnionego dostępu do Konta, Użytkownik powinien niezwłocznie zmienić hasło i powiadomić Operatora.

4.5. Operator może zablokować lub ograniczyć dostęp Użytkownika do Konta w razie stwierdzenia naruszeń Regulaminu, przepisów prawa lub prób nieuprawnionej ingerencji w Serwis.

5. Zasady korzystania z Serwisu

5.1. Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z Serwisu w sposób zgodny z Regulaminem, przepisami powszechnie obowiązującego prawa oraz dobrymi obyczajami.

5.2. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za Dane wprowadzane do Serwisu, w tym za ich zgodność z prawem oraz rzeczywisty stan faktyczny (np. poprawność danych kontrahentów, kwot i numerów NIP).

5.3. Użytkownik zobowiązuje się nie wykorzystywać Serwisu do:

• przechowywania lub przesyłania treści bezprawnych,
• działań mogących naruszyć bezpieczeństwo Serwisu lub infrastruktury Operatora,
• działań zmierzających do obejścia ograniczeń technicznych lub zabezpieczeń Serwisu.

5.4. Użytkownik jest odpowiedzialny za zapewnienie odpowiedniej konfiguracji swojego środowiska (system, przeglądarka, połączenie internetowe) umożliwiającej prawidłowe korzystanie z Serwisu.

5.5. Zasady korzystania z API, bezpieczeństwo i rozliczenia

5.5.a. Limity API oraz wysyłka wsadowa (batch)

5.5.a.1. W celu zapewnienia stabilności, bezpieczeństwa oraz wydajnego działania Serwisu, który opiera się na komunikacji z infrastrukturą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), Operator wprowadza limity zapytań API oraz zasady wysyłki wsadowej (batch). Ograniczenia te mają zastosowanie do wszystkich form integracji, w tym integracji interaktywnych oraz realizowanych z użyciem narzędzi wiersza poleceń (np. bash, curl).

5.5.a.2. Domyślne limity zapytań API wynoszą:

• 10 zapytań na minutę,
• 120 zapytań na godzinę,
• 500 zapytań na dobę,
• 1000 zapytań w miesiącu.

5.5.a.3. Serwis umożliwia wysyłkę dokumentów w trybie wsadowym (batch), przy czym obowiązują następujące zasady:

• maksymalnie 500 (pięćset) faktur w jednej paczce,
• każde rozpoczęte 100 (sto) faktur w paczce jest traktowane jako 5 (pięć) zapytań API,
• koszt paczki obliczany jest według wzoru: ceil(liczba_faktur / 100) × 5 zapytań.

5.5.a.4. Przykładowo:

• 1–100 faktur w paczce = 5 zapytań API,
• 101–200 faktur w paczce = 10 zapytań API,
• 201–300 faktur w paczce = 15 zapytań API,
• 301–400 faktur w paczce = 20 zapytań API,
• 401–500 faktur w paczce = 25 zapytań API.

5.5.a.5. Naliczony koszt wysyłki wsadowej pomniejsza dostępne limity zapytań API (minutowe, godzinowe, dobowe oraz miesięczne). W przypadku przekroczenia obowiązujących limitów Serwis może odmówić realizacji żądania, zwracając odpowiedź błędu (np. HTTP 429 – Too Many Requests).

5.5.a.6. Wprowadzone limity zapytań API oraz zasady wysyłki wsadowej mają na celu optymalizację i przyspieszenie działania Serwisu, którego funkcjonowanie jest bezpośrednio uzależnione od wydajności oraz dostępności systemów KSeF.

5.5.a.7. Zastosowany mechanizm limitowania umożliwia sprawne kolejkowanie i przetwarzanie żądań, co w praktyce przekłada się na szybszą, stabilniejszą i bardziej przewidywalną reakcję systemu zarówno dla danego Użytkownika, jak i pozostałych podmiotów korzystających z Serwisu.

5.5.a.8. Ograniczenia te zapobiegają przeciążeniom, nadmiernym opóźnieniom oraz blokadom po stronie KSeF, pozwalając Serwisowi na efektywne zarządzanie ruchem oraz utrzymanie wysokiej dostępności i jakości świadczonych Usług.

5.5.a.9. Użytkownik zobowiązuje się do stosowania po swojej stronie mechanizmów kontroli limitów, obsługi błędów oraz ponawiania wysyłki z zachowaniem odpowiednich przerw czasowych (retry/backoff), w sposób nienaruszający stabilności Serwisu.

5.5.1. Korzystanie z API Serwisu odbywa się zgodnie z jego przeznaczeniem, dokumentacją techniczną oraz obowiązującymi limitami zapytań, których celem jest zapewnienie stabilności, bezpieczeństwa i równomiernego dostępu do zasobów Serwisu.

5.5.2. Użytkownikowi przysługują limity zapytań API określone w ramach aktualnie obowiązującej usługi abonamentowej. Limity odnawiają się wraz z rozpoczęciem kolejnego okresu rozliczeniowego i nie podlegają kumulacji.

5.5.3. Zabronione jest generowanie nadmiernego lub nienaturalnego ruchu, obejście mechanizmów zabezpieczających, omijanie limitów zapytań, wykorzystywanie botów, skryptów lub innych mechanizmów mogących prowadzić do przeciążenia API lub noszących znamiona ataków typu DoS/DDoS.

5.5.4. Klucze API są przypisane do Konta Użytkownika i muszą być chronione przed dostępem osób trzecich. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie operacje wykonane z użyciem jego kluczy API.

5.5.5. Operator prowadzi monitoring oraz rejestruje techniczne logi systemowe obejmujące m.in. datę, identyfikator Konta, adres IP, endpoint oraz kod odpowiedzi, wyłącznie w celach bezpieczeństwa, diagnostycznych i rozliczeniowych.

5.5.6. Operator ma prawo do natychmiastowego ograniczenia lub zawieszenia dostępu do API w przypadku naruszenia niniejszego Regulaminu, wykrycia nadużyć, zagrożenia bezpieczeństwa lub braku płatności za usługi abonamentowe.

5.5.7. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że działanie Serwisu uzależnione jest od dostępności oraz poprawnego funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), za którego działanie Operator nie ponosi odpowiedzialności.

5.5.8. Usługi Serwisu mogą być świadczone odpłatnie w modelu abonamentowym. Opłaty należne za dany okres rozliczeniowy mają charakter bezzwrotny w relacji B2B, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej.

5.5.9. Strony nie ponoszą odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań spowodowane działaniem siły wyższej, w szczególności awariami infrastruktury, atakami cybernetycznymi, działaniami organów państwowych lub przerwami po stronie KSeF.

5.6. Limit równoczesnych logowań

5.6.1. Operator wprowadza mechanizm kontroli liczby równoczesnych, aktywnych sesji logowania do Konta Użytkownika w Serwisie, w celu zapewnienia bezpieczeństwa, stabilności systemu oraz ochrony przed nadużyciami.

5.6.2. Domyślny (defaultowy) limit równoczesnych logowań dla jednego Konta Użytkownika wynosi 1 (jedno) aktywne logowanie jednocześnie („1 logowanie per konto”). Oznacza to, że w danym momencie tylko jedna sesja użytkownika może być aktywna (np. jedno urządzenie lub jedna przeglądarka).

5.6.3. W przypadku próby zalogowania się po przekroczeniu obowiązującego limitu równoczesnych logowań, dostęp do Konta może zostać tymczasowo zablokowany do momentu zakończenia jednej z aktywnych sesji lub zgodnie z mechanizmami bezpieczeństwa zastosowanymi przez Operatora.

5.6.4. Operator umożliwia zwiększenie limitu równoczesnych logowań poprzez wykupienie dodatkowych slotów sesji, dostępnych jako usługa dodatkowa.

5.6.5. Koszt jednego dodatkowego slotu równoczesnego logowania wynosi 10 zł netto miesięcznie za każdą dodatkową, aktywną sesję ponad limit domyślny.

5.6.6. Opłata za dodatkowe sloty logowania ma charakter opłaty cyklicznej, naliczanej w miesięcznych okresach rozliczeniowych, zgodnie z aktualnym cennikiem Serwisu lub warunkami indywidualnej umowy z Użytkownikiem.

5.6.7. Zwiększenie lub zmniejszenie limitu równoczesnych logowań może następować poprzez panel klienta Serwisu lub po kontakcie z administratorem drogą elektroniczną pod adresem e-mail: biuro@ksefservice.pl.

5.6.8. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za korzystanie z Konta w ramach przyznanego limitu sesji, w tym za udostępnianie dostępu osobom trzecim oraz za skutki wynikające z naruszenia zasad bezpieczeństwa.

5.6.9. Operator zastrzega sobie prawo do czasowego ograniczenia liczby równoczesnych logowań lub zmiany limitów w uzasadnionych przypadkach technicznych lub bezpieczeństwa, z zachowaniem należytej staranności wobec Użytkowników.

5.6.10. W okresie testowym konta założone w dniach od 01.01.2026 r. do 30.01.2026 r godzina 5:30. zostają automatycznie zablokowane po zakończeniu okresu testowego, jeżeli Użytkownik nie zgłosi chęci wykupienia płatnej subskrypcji.

5.6.11. W kolejnym okresie testowym, trwającym od 01.02.2026 r. do 28.02.2026 r., zasady pozostają analogiczne, przy czym okres testowy dotyczy wyłącznie nowo założonych kont Użytkowników.

5.6.12. Konto, które w okresie testowym nie jest używane lub jest używane sporadycznie, w szczególności bez faktycznego korzystania z funkcjonalności Usługi, może zostać zablokowane przez Operatora bez konieczności wcześniejszego powiadomienia Użytkownika.

5.6.13. Wszystkie konta zablokowane w okresie testowym zostaną trwale usunięte z dniem 31.03.2026 r., bez możliwości ich przywrócenia.

6. Odpowiedzialność i ograniczenia odpowiedzialności

6.1. Operator dokłada należytej staranności w celu zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania Serwisu, jednak Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że korzysta z Serwisu na własną odpowiedzialność.

6.2. Operator nie ponosi odpowiedzialności za skutki:

• awarii Serwisu, przerw w dostępności, opóźnień w przetwarzaniu danych lub utraty danych wynikających z przyczyn niezależnych od Operatora, w szczególności spowodowanych siłą wyższą, awarią sieci telekomunikacyjnych, atakami zewnętrznymi, działaniem lub zaniechaniem dostawców usług zewnętrznych (np. dostawcy hostingu, operatorzy telekomunikacyjni) oraz KSeF;
• nieprawidłowego korzystania z Serwisu przez Użytkownika, w tym błędów w przesyłanych plikach lub danych (np. błędne faktury, błędne NIP, dane księgowe);
• skutków podatkowych, księgowych lub prawnych związanych z fakturami wysyłanymi lub odbieranymi za pośrednictwem Serwisu.

6.3. Operator nie ponosi odpowiedzialności za działania i decyzje organów podatkowych ani za funkcjonowanie KSeF, w tym za błędy, przerwy lub opóźnienia po stronie KSeF.

6.4. W maksymalnym zakresie dopuszczalnym przez prawo, odpowiedzialność Operatora względem Użytkownika z tytułu świadczenia Usług jest ograniczona – łącznie – do wysokości wynagrodzenia faktycznie otrzymanego od danego Użytkownika za okres ostatnich 12 miesięcy.

6.5. Operator w szczególności nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści, szkody pośrednie, szczególne, wtórne lub wynikowe (w tym szkody podatkowe, kary, odsetki, utratę danych, utratę przychodów), chyba że szkoda powstała z winy umyślnej Operatora.

6.6. Ograniczenia odpowiedzialności, o których mowa powyżej, nie wyłączają odpowiedzialności, której wyłączenie lub ograniczenie nie jest dopuszczalne na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

7. Bezpieczeństwo, kopie zapasowe i wycieki danych

7.1. Operator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę Danych przed nieuprawnionym dostępem, ich utratą, zniszczeniem lub modyfikacją, zgodnie z aktualnym stanem wiedzy technicznej.

7.2. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że zachowanie pełnego bezpieczeństwa w sieci internetowej nie jest możliwe, a ryzyko wystąpienia incydentów bezpieczeństwa (w tym prób włamania, ataków DDoS, złośliwego oprogramowania) istnieje zawsze.

7.3. Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane:

• incydentami bezpieczeństwa wynikającymi z przyczyn, na które Operator nie miał wpływu, w szczególności atakami zewnętrznymi o charakterze cybernetycznym, jeżeli stosowane środki bezpieczeństwa były adekwatne do rodzaju i zakresu Usług,
• nieuprawnionym dostępem do Konta Użytkownika spowodowanym ujawnieniem przez Użytkownika danych logowania lub brakiem odpowiedniego zabezpieczenia jego urządzeń,
• utratą lub uszkodzeniem Danych po stronie systemów Użytkownika.

7.4. Operator zaleca Użytkownikowi samodzielne tworzenie i przechowywanie kopii zapasowych Danych (np. eksport faktur, raportów) we własnych systemach, w szczególności przed dokonaniem istotnych zmian konfiguracyjnych lub integracyjnych.

7.5. W przypadku wystąpienia incydentu bezpieczeństwa związanego z przetwarzaniem Danych osobowych, Operator – o ile jest administratorem lub podmiotem przetwarzającym te Dane – podejmie działania wymagane przez przepisy RODO, w szczególności obowiązki informacyjne wobec organu nadzorczego oraz – jeśli wymagają tego przepisy – wobec osób, których dane dotyczą.

7.6. O ile co innego nie wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, odpowiedzialność Operatora za szkody wynikające z wycieku Danych, ich nieuprawnionej modyfikacji lub utraty jest ograniczona zgodnie z postanowieniami punktu 6 Regulaminu.

8. Dane osobowe i RODO

8.1. Zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników oraz innych osób, których dane przetwarzane są w związku z korzystaniem z Serwisu, zostały określone w odrębnej Polityce prywatności.

8.2. Polityka prywatności stanowi uzupełnienie Regulaminu. Użytkownik zobowiązany jest zapoznać się z jej treścią przed rozpoczęciem korzystania z Serwisu.

8.3. W przypadku, gdy Operator przetwarza dane osobowe w imieniu Użytkownika (np. dane kontrahentów na fakturach), strony mogą zawrzeć odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO.

9. Reklamacje

9.1. Użytkownik ma prawo zgłaszać reklamacje dotyczące funkcjonowania Serwisu oraz świadczonych Usług.

9.2. Reklamacje można składać w formie elektronicznej na adres e-mail: kontakt@ksefservice.pl lub na piśmie na adres siedziby Operatora.

9.3. Reklamacja powinna zawierać co najmniej:

• dane identyfikujące Użytkownika,
• opis zgłaszanej nieprawidłowości,
• w miarę możliwości – wskazanie daty i godziny wystąpienia problemu.

9.4. Operator rozpatruje reklamacje w rozsądnym terminie, nie dłuższym niż 30 dni od daty ich otrzymania, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

10. Zmiany regulaminu

10.1. Operator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności:

• zmiany przepisów prawa,
• zmiany funkcjonalności Serwisu lub zakresu Usług,
• zmiany warunków technicznych świadczenia Usług,
• konieczności doprecyzowania lub poprawienia treści Regulaminu.

10.2. O zmianie Regulaminu Operator poinformuje Użytkowników, udostępniając nową treść Regulaminu na stronie Serwisu. W razie posiadania Konta Użytkownik może zostać poinformowany także drogą e-mailową.

10.3. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie z dniem wskazanym w informacji o zmianie, nie krótszym niż 14 dni od dnia jej udostępnienia, o ile przepisy prawa nie wymagają innego terminu.

10.4. Dalsze korzystanie z Serwisu po wejściu w życie zmian Regulaminu oznacza ich akceptację. W przypadku braku akceptacji zmienionego Regulaminu Użytkownik powinien zaprzestać korzystania z Serwisu i może zażądać usunięcia Konta.

11. Wypowiedzenie umowy

11.1. Użytkownik oraz Operator mają prawo wypowiedzieć umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną zawartą na podstawie niniejszego Regulaminu z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego, bez konieczności podawania przyczyny.

11.2. Wypowiedzenie umowy przez Użytkownika może nastąpić w formie elektronicznej (e-mail) lub pisemnej i powinno zostać przesłane na adres kontaktowy Operatora wskazany w Regulaminie.

11.3. Operator może wypowiedzieć umowę w formie elektronicznej, informując Użytkownika za pośrednictwem adresu e-mail przypisanego do Konta lub poprzez panel Użytkownika.

11.4. W przypadku wypowiedzenia umowy dostęp do Serwisu oraz API zostaje utrzymany do końca okresu wypowiedzenia, chyba że Regulamin lub przepisy prawa stanowią inaczej.

11.5. Operator zastrzega sobie prawo do natychmiastowego rozwiązania umowy (bez zachowania okresu wypowiedzenia) w przypadku:

• rażącego naruszenia postanowień Regulaminu przez Użytkownika,
• wykorzystywania Serwisu niezgodnie z prawem lub jego przeznaczeniem,
• podejmowania działań zagrażających bezpieczeństwu Serwisu, API lub infrastruktury Operatora,
• braku zapłaty należności za usługi abonamentowe mimo wcześniejszego wezwania do zapłaty.

11.6. Rozwiązanie umowy nie zwalnia Stron z obowiązku rozliczenia należności powstałych przed dniem jej rozwiązania.

11.7. Podstawę prawną wypowiedzenia umowy stanowią w szczególności:

• art. 353¹ Kodeksu cywilnego – zasada swobody umów,
• art. 365¹ Kodeksu cywilnego – zobowiązania o charakterze ciągłym,
• ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2002 nr 144 poz. 1204 z późn. zm.).

12. Postanowienia końcowe

12.1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.

12.2. Strony zobowiązują się w pierwszej kolejności do podejmowania prób polubownego rozwiązania wszelkich sporów wynikających z korzystania z Serwisu, w drodze negocjacji lub mediacji.

12.3. W przypadku braku możliwości polubownego rozwiązania sporu, właściwym do jego rozstrzygania jest sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby firm będących właścicielami Serwisu, tj. BSD-NET Adrian Urzędniczek oraz KISS Code Maciej Szmida, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej.

12.4. Regulamin obowiązuje od dnia jego opublikowania na stronie Serwisu.