Polityka prywatności KSeF Service

Dokument określa zasady przetwarzania danych osobowych i technicznych użytkowników korzystających z serwisu KSeF Service dostępnego pod adresem https://audev.pl/ksefservice. Dokument ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest właściciel serwisu KSeF Service (dalej: Administrator). Kontakt z Administratorem w sprawach ochrony danych:

adres e-mail: kontakt@audev.pl
adres korespondencyjny – zgodnie z danymi podanymi w zakładce „Kontakt” serwisu

2. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z serwisu przetwarzamy następujące kategorie danych:

dane konta klienta – imię i nazwisko / nazwa firmy, adres e-mail, NIP, dane rozliczeniowe,
dane niezbędne do realizacji usługi – identyfikator klienta (Client GUID), identyfikatory faktur, numery KSeF, statusy wysyłek,
dane techniczne – adres IP, nagłówki HTTP, data i godzina żądania, identyfikator sesji,
dane z formularzy kontaktowych, rejestracyjnych oraz newslettera (jeśli zostanie uruchomiony).

3. Dane związane z KSeF

Serwis KSeF Service działa jako pośrednik (API Gateway) pomiędzy systemem klienta a KSeF. W ramach tej usługi:

przetwarzamy techniczne dane faktur (numery, identyfikatory, statusy, identyfikatory UPO),
przesyłamy pliki XML/FA(3) do Krajowego Systemu e-Faktur w imieniu klienta,
logujemy odpowiedzi KSeF (status, kody błędów, numery referencyjne) w celu obsługi reklamacji i rozliczalności procesu.

Nie wykorzystujemy treści faktur do żadnych innych celów niż realizacja usługi i spełnienie obowiązków prawnych (np. obowiązek rozliczalności przetwarzania).

4. Certyfikaty KSeF i bezpieczeństwo

W zależności od wybranego planu klient może:

przekazywać certyfikat jednorazowo na potrzeby pojedynczego żądania – w takim przypadku certyfikat nie jest po zakończeniu operacji przechowywany w serwisie,
zlecić przechowywanie certyfikatu w ramach planu premium – certyfikat jest przechowywany w postaci zaszyfrowanej, a dostęp do niego jest ograniczony wyłącznie do procesów niezbędnych do realizacji wysyłki do KSeF.

Dane wrażliwe (w tym certyfikaty i klucze) przechowywane są przy użyciu mechanizmów kryptograficznych (np. AES) oraz dodatkowo zabezpieczone środkami organizacyjnymi (autoryzacja, uprawnienia, logi dostępu).

5. Podstawy prawne i cele przetwarzania

Dane przetwarzamy w szczególności na podstawie:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub działania przed zawarciem umowy,
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (zapewnienie bezpieczeństwa systemu, dochodzenie roszczeń, prowadzenie logów technicznych),
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, np. na cele marketingowe lub newsletter (jeśli użytkownik ją wyrazi).

6. Logi serwera i bezpieczeństwo

Korzystając z serwisu, Twoje zapytania HTTP są zapisywane w logach serwera. Logi mogą zawierać: adres IP, datę i godzinę wywołania, informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym, adres strony odsyłającej (referrer).

Logi wykorzystywane są wyłącznie do celów technicznych: zapewnienia bezpieczeństwa, analizy błędów, statystyk obciążenia oraz ochrony przed nadużyciami (np. próby włamania, ataki DDoS). Dane z logów nie są łączone w sposób służący identyfikacji konkretnego użytkownika, o ile nie jest to konieczne w związku z dochodzeniem naruszeń.

7. Pliki cookies i technologie podobne

Serwis może wykorzystywać pliki cookies lub technologie podobne w celach:

utrzymania sesji użytkownika (np. po zalogowaniu do panelu),
dostosowania interfejsu (np. preferencje językowe, wygląd panelu),
analitycznych – tylko w zakresie dopuszczonym obowiązującym prawem.

W każdej chwili możesz zmienić ustawienia cookies w przeglądarce. Ograniczenie stosowania cookies może jednak utrudnić lub uniemożliwić korzystanie z niektórych funkcji serwisu.

Jeżeli uruchomimy usługę newslettera, zapis do newslettera będzie wymagał podania adresu e-mail oraz zaznaczenia zgody marketingowej. Adres e-mail będzie wykorzystywany wyłącznie do przesyłania informacji o nowościach, zmianach w serwisie, ofertach specjalnych lub materiałach edukacyjnych dotyczących KSeF i integracji.

Z newslettera można zrezygnować w dowolnym momencie, korzystając z linku wypisującego w stopce każdej wiadomości lub kontaktując się bezpośrednio z Administratorem.

9. Narzędzia analityczne i zewnętrzne

Serwis może korzystać z narzędzi analitycznych (np. systemów statystyk odwiedzin), aby lepiej rozumieć sposób korzystania z serwisu oraz optymalizować jego działanie.

Dane analityczne są zanonimizowane lub pseudonimizowane w możliwie najszerszym zakresie i nie są wykorzystywane do identyfikacji użytkowników, lecz do tworzenia zbiorczych statystyk (np. liczba odsłon, typ urządzeń, ogólna geolokalizacja na poziomie miasta/regionu).

Jeżeli w serwisie umieszczone zostaną przyciski lub wtyczki serwisów społecznościowych (np. Facebook, LinkedIn, X), mogą one gromadzić określone dane o użytkownikach zgodnie z własnymi politykami prywatności tych serwisów.

Wtyczki te działają na zasadach określonych przez dostawców i są objęte odrębnymi regulaminami oraz politykami prywatności odpowiednich serwisów społecznościowych.

11. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w tym:

przez czas trwania umowy o świadczenie usług oraz okres przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
przez okres wymagany przepisami prawa (np. podatkowymi, rachunkowymi),
w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do momentu jej wycofania.

12. Prawa osoby, której dane dotyczą

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługują uprawnienia wynikające z RODO, w szczególności:

prawo dostępu do danych,
prawo sprostowania danych,
prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych prawem,
prawo ograniczenia przetwarzania,
prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
prawo przenoszenia danych,
prawo do cofnięcia zgody (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody),
prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes UODO).

13. Odbiorcy danych i przetwarzanie poza EOG

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym nas w świadczeniu usług, takim jak: dostawcy usług hostingowych, podmioty zapewniające obsługę IT, biuro rachunkowe, dostawcy systemów płatności czy systemów mailingowych – wyłącznie na podstawie odpowiednich umów powierzenia.

Jeżeli dane będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbędzie się to wyłącznie w oparciu o odpowiednie mechanizmy prawne (np. standardowe klauzule umowne).

14. Zmiany polityki prywatności

Niniejsza polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, m.in. w celu dostosowania jej do zmian przepisów prawa, wytycznych organów nadzorczych lub zmian w funkcjonowaniu serwisu.

O istotnych zmianach będziemy informować poprzez publikację zaktualizowanej wersji dokumentu w serwisie oraz – w miarę możliwości – komunikat w panelu klienta lub drogą e-mailową.

Ostatnia aktualizacja: