Czy muszę mieć certyfikat, żeby wysłać fakturę do KSeF?

Do uwierzytelnienia w KSeF potrzebny jest certyfikat kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana, Profil Zaufany albo token KSeF. KSeF Service obsługuje wszystkie te metody, a certyfikat może być przechowywany w formie zaszyfrowanej lub używany jednorazowo bez zapisu.

Co się stanie, jeśli KSeF będzie niedostępny?

Faktura wystawiana jest w trybie offline i opatrzona kodem QR offline. KSeF Service kolejkuje takie dokumenty i wysyła je automatycznie po przywróceniu działania bramki, bez ręcznego pilnowania terminów.

Jak działa integracja z KSeF? Panel WWW i REST API (FA(3), UPO)

Co dokładnie dzieje się przy wysyłce faktury do KSeF?

Krajowy System e-Faktur to centralna platforma Ministerstwa Finansów, przez którą przechodzą faktury ustrukturyzowane. Z perspektywy przedsiębiorcy wygląda to prosto: faktura zostaje wystawiona i wysłana. Z perspektywy technicznej pod spodem dzieje się znacznie więcej – i właśnie tę część przejmuje KSeF Service.

Pojedyncza wysyłka wymaga otwarcia sesji, uwierzytelnienia się certyfikatem lub tokenem, wygenerowania poprawnego XML w schemacie FA(3), podpisania go, przesłania do bramki, a następnie odpytania systemu o status i pobrania numeru KSeF oraz UPO. Każdy z tych etapów może się nie powieść na kilkanaście różnych sposobów.

Bez KSeF Service

własna implementacja sesji i tokenów,
obsługa podpisu kryptograficznego po swojej stronie,
budowanie i walidacja XML FA(3) od zera,
obsługa błędów, ponowień i limitów bramki,
śledzenie każdej zmiany schematu MF.

Z KSeF Service

jedno wywołanie HTTP albo formularz w panelu,
sesja, podpis i ponowienia po naszej stronie,
FA(3) generowane i walidowane automatycznie,
czytelne komunikaty błędów zamiast kodów bramki,
aktualizacje schematu bez zmian w Twoim kodzie.

Integracja z KSeF krok po kroku

Od konfiguracji konta, przez wysyłkę FA(3), po UPO i pobieranie dokumentów.

Konfiguracja i uwierzytelnienie

Dodajesz dane firmy i NIP, wybierasz metodę uwierzytelnienia (certyfikat, pieczęć, Profil Zaufany lub token KSeF) oraz środowisko TEST albo PROD.

Wysyłka FA(3)

Przesyłasz dane w JSON, CSV lub gotowy XML – pojedynczo albo wsadowo w paczce ZIP. System waliduje schemat i przekazuje dokument do KSeF.

Numer KSeF i UPO

Statusy monitorowane są automatycznie. Po przyjęciu dokumentu otrzymujesz numer KSeF oraz Urzędowe Poświadczenie Odbioru – bez ręcznego odpytywania.

Pobieranie i archiwizacja

Pobierasz faktury sprzedażowe i zakupowe (XML + metadane), generujesz PDF z kodem QR i przekazujesz dokumenty do ERP lub księgowości.

Umów wdrożenie / integrację

Panel WWW czy REST API? Który tryb wybrać

Wybierz tryb dopasowany do wolumenu faktur i możliwości technicznych firmy.

Panel WWW

Dla firm i biur rachunkowych: praca interaktywna, monitoring, archiwum, generowanie PDF. Bez programowania.

wystawianie i wysyłka faktur FA(3),
statusy, numer KSeF, UPO i logi walidacji,
korekty powiązane z dokumentem źródłowym,
pobieranie XML oraz archiwum dokumentów,
generowanie PDF z kodem QR,
panel multi-klient dla biur rachunkowych.

Dla kogo: mikrofirmy, biura rachunkowe, firmy do kilkuset faktur miesięcznie.

REST API / tryb wsadowy

Dla integratorów: automatyczna obsługa wysyłki i pobierania, paczki ZIP, integracja z ERP i sklepami internetowymi.

endpointy do wysyłki, statusów i pobierania XML,
generowanie FA(3) z danych JSON lub CSV,
tryb wsadowy ZIP dla dużych wolumenów,
webhooki o nadaniu numeru KSeF i błędach,
gotowe moduły PrestaShop, WooCommerce, Shoper, IdoSell,
obsługa środowisk TEST i PROD jednym przełącznikiem.

Dla kogo: ERP, sklepy internetowe, integratorzy, firmy od tysiąca faktur miesięcznie.

Przejdź do dokumentacji API

Co jeszcze obsługuje integracja z KSeF Service

Poza podstawową wysyłką i odbiorem dokumentów.

Korekty faktur

Korekty ilościowe, cenowe, stawki VAT, danych kontrahenta oraz mieszane – powiązane z dokumentem źródłowym przez numer KSeF, z walidacją spójności kwot.

Tryb offline i awarie

Gdy bramka jest niedostępna, dokumenty trafiają do kolejki i wysyłane są automatycznie po przywróceniu działania KSeF.

Faktury walutowe

Obsługa walut obcych wraz z kursem przeliczeniowym w strukturze FA(3), również dla korekt i kontrahentów spoza Unii Europejskiej.

PDF z kodem QR

Czytelna wizualizacja faktury generowana z XML FA(3), z wymaganym kodem weryfikacyjnym – gotowa do wysyłki e-mailem lub archiwizacji.

Drukarki fiskalne

Integracja z drukarkami Posnet i Fawag: paragon drukowany lokalnie, faktura wysyłana do KSeF. Obsługa e-paragonów i raportów dobowych.

Panel multi-klient

Biura rachunkowe obsługują wiele numerów NIP z jednego logowania, z rozdzieleniem danych i uprawnień oraz przełączaniem jednym kliknięciem.

Pytania o proces integracji

Praca w panelu WWW jest możliwa od razu po rejestracji – bez żadnego wdrożenia technicznego. Integracja przez REST API to zwykle kilkanaście linii kodu i kilkadziesiąt minut pracy programisty. Wdrożenia dedykowane z mapowaniem danych z ERP trwają od kilku dni do kilku tygodni, zależnie od złożoności źródła danych.

Do uwierzytelnienia potrzebny jest certyfikat kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana, Profil Zaufany albo token KSeF. Obsługujemy wszystkie te metody, a certyfikat może być przechowywany w formie zaszyfrowanej lub używany jednorazowo, bez zapisu na naszej stronie.

Tryb interaktywny to wysyłka pojedynczych faktur z odpowiedzią niemal natychmiastową – sprawdza się przy sprzedaży bieżącej. Tryb wsadowy polega na przesłaniu paczki ZIP z wieloma dokumentami i asynchronicznym przetworzeniu, co jest wydajniejsze przy setkach lub tysiącach faktur naraz.

Fakturę wystawia się w trybie offline i opatruje kodem QR offline. Nasz system kolejkuje takie dokumenty i wysyła je automatycznie po przywróceniu działania bramki – bez ręcznego pilnowania terminów i bez ryzyka przeoczenia dokumentu.

Tak. Dostęp do środowiska testowego KSeF jest bezpłatny i dostępny natychmiast po rejestracji. Przełączenie na środowisko produkcyjne wymaga tylko zmiany konfiguracji – bez modyfikacji kodu integracji. Zobacz też cennik i okres testowy.