KSeF – najczęściej zadawane pytania

Terminy obowiązku, struktura FA(3), certyfikaty, integracja z ERP i sklepem, korekty, UPO i tryb offline.

Podstawy i obowiązek KSeF

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych wchodzi etapami – najpierw obejmuje największych podatników, następnie pozostałe firmy. Dokładne daty publikuje Ministerstwo Finansów. Niezależnie od terminu możesz już dziś wysyłać dokumenty przez KSeF Service – zarówno w środowisku testowym, jak i produkcyjnym, co pozwala przygotować integrację bez presji czasu.

To platforma, która przejmuje całą techniczną obsługę komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur: autoryzację sesji, podpisy kryptograficzne, generowanie i walidację struktur FA(3), wysyłkę oraz pobieranie numeru KSeF i UPO. Korzystasz z panelu WWW albo REST API – bez implementowania protokołu KSeF po swojej stronie.

FA(3) to aktualny schemat XML faktury ustrukturyzowanej opublikowany przez Ministerstwo Finansów. Względem FA(2) zmieniono m.in. sposób opisu załączników, kursów walut i niektórych pól podmiotów. KSeF Service generuje FA(3) automatycznie z danych JSON lub CSV i sprawdza zgodność ze schematem przed wysyłką, więc nie trafiasz na odrzucenia po stronie MF.

Numer KSeF to unikalny identyfikator nadawany fakturze przez system w momencie jej przyjęcia – od tej chwili dokument uznaje się za wystawiony. UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) to dowód skutecznego złożenia dokumentu. Oba pobierane są automatycznie w tle, bez ręcznego odpytywania sesji.

Integracja i API

Twój system wysyła dane faktury w formacie JSON (albo gotowy XML) na jeden endpoint REST. Reszta – token, sesja, podpis, wysyłka, odbiór numeru KSeF i UPO – dzieje się po naszej stronie. Typowe wdrożenie to kilkanaście linii kodu w dowolnym języku obsługującym HTTP. Zobacz dokumentację REST API.

Nie. Jeśli nie chcesz integrować się technicznie, wystarczy panel WWW – wystawianie, korekty, podgląd i archiwum faktur działają bez pisania kodu. API jest opcjonalne i przeznaczone dla ERP, sklepów internetowych oraz integratorów.

Tak. Dostępne są natywne integracje z PrestaShop, WooCommerce, Shoper i IdoSell. Moduł pobiera zamówienia, buduje FA(3), wysyła do KSeF i zapisuje numer KSeF z powrotem w bazie sklepu. Pobierz wtyczkę PrestaShop (.zip).

Tak. Udostępniamy gotowe skrypty .ps1 (PowerShell + Harmonogram zadań Windows) oraz .sh (cron na Linuksie), które monitorują wskazany katalog i wysyłają pojawiające się pliki XML lub CSV do KSeF. Dostępne bezpłatnie po zalogowaniu.

Tak. Obsługiwane są środowiska testowe i produkcyjne KSeF, przełączane jednym ustawieniem konfiguracji – bez zmian w kodzie integracji. Dostęp do sandboxa otrzymujesz natychmiast po rejestracji.

Faktury, korekty i dokumenty

Faktury sprzedażowe VAT, korekty (in plus i in minus), faktury zaliczkowe i rozliczające, faktury walutowe oraz faktury do paragonu – wszystkie w schemacie FA(3) zgodnym z aktualnymi wytycznymi MF.

Korektę wiąże się z dokumentem źródłowym przez jego numer KSeF. System pobiera oryginał, wylicza różnice (ilość, cena, stawka VAT, dane kontrahenta lub tryb mieszany), buduje strukturę korekty i waliduje spójność kwot przed wysyłką. Podgląd PDF dostępny jest jeszcze przed wysłaniem dokumentu.

Tak. Pobierane są faktury sprzedażowe i zakupowe wraz z metadanymi oraz pełnym XML dokumentu, z możliwością filtrowania po dacie, kontrahencie i statusie – co upraszcza przekazanie dokumentów do księgowości.

Na podstawie XML FA(3) system tworzy czytelny PDF z wymaganym kodem QR weryfikacyjnym, gotowy do wysyłki e-mailem, wydruku lub archiwizacji. Wizualizację można pobrać z panelu albo bezpośrednio przez API.

Tak. Obsługiwane są faktury w walutach obcych wraz z kursem przeliczeniowym w strukturze FA(3), również dla korekt dokumentów walutowych i kontrahentów spoza Unii Europejskiej.

Certyfikaty, dostęp i bezpieczeństwo

Do uwierzytelnienia służy certyfikat kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana, Profil Zaufany albo token KSeF. Udostępniamy też narzędzie do lokalnej weryfikacji certyfikatu – sprawdza poprawność, odczytuje NIP z pól organizationIdentifier / serialNumber i pokazuje, czy dany certyfikat zadziała w KSeF.

Dostępne są dwa tryby: bezpieczne przechowywanie certyfikatu w formie zaszyfrowanej (wygodne przy automatyzacji) albo tryb bez zapisu – certyfikat używany jednorazowo i usuwany po zakończeniu operacji. Wybór należy do Ciebie i można go zmienić w każdej chwili.

Gdy KSeF jest niedostępny, fakturę wystawia się w trybie offline, a do klienta trafia dokument z kodem QR offline. Nasz system kolejkuje takie faktury i wysyła je automatycznie po przywróceniu działania bramki – bez ręcznego pilnowania terminów.

Biura rachunkowe i rozliczenia

Tak. Panel multi-klient pozwala zarządzać wieloma numerami NIP z jednego logowania, z rozdzieleniem danych i uprawnień. Przełączanie między klientami odbywa się jednym kliknięciem, bez ponownego uwierzytelniania.

Konto testowe i okres próbny są bezpłatne – możesz przetestować pełną integrację przed jakąkolwiek płatnością. Dalsze korzystanie rozliczane jest abonamentowo, zależnie od liczby dokumentów i obsługiwanych numerów NIP. Bez opłat wdrożeniowych i bez umów terminowych.

Tak, jako moduł opcjonalny. Faktury pobrane z KSeF mogą być mapowane do struktur JPK i generowane okresowo zgodnie z konfiguracją firmy.

Tak. Obsługujemy drukarki fiskalne Posnet i Fawag – paragon drukowany jest lokalnie w punkcie sprzedaży, a odpowiadająca mu faktura trafia do KSeF. Obsługiwane są też e-paragony oraz raporty dobowe i miesięczne.

Nie znalazłeś odpowiedzi? Odpisujemy zwykle tego samego dnia roboczego.

Zadaj pytanie o integrację KSeF Dokumentacja REST API