Limity w KSeF – dlaczego system czasem każe poczekać i co to znaczy dla Twojej firmy

Jeśli prowadzisz firmę i korzystasz z KSeF za pośrednictwem jakiegoś systemu, prędzej czy później możesz natknąć się na informację o "limitach" albo "przekroczonym limicie zapytań". Brzmi groźnie, ale w praktyce to coś bardzo podobnego do zasad, które znasz z życia codziennego — tylko przeniesionych na grunt komputerowy.

Wyobraź sobie drogę, a nie serwer

Największy, ogólnokrajowy system fakturowania w Polsce musi obsłużyć jednocześnie setki tysięcy firm — od jednoosobowej działalności po wielkie korporacje wysyłające tysiące faktur dziennie. Gdyby każdy mógł wysyłać zapytania do systemu bez żadnych ograniczeń, kilka dużych firm mogłoby przypadkiem (albo przez błąd w swoim oprogramowaniu) "zapchać" system dla wszystkich innych — tak jak jedna ciężarówka jadąca za wolno na jednopasmowej drodze potrafi utworzyć korek na kilka kilometrów.

Dlatego KSeF, podobnie jak niemal każdy poważny system informatyczny na świecie, ma dwa rodzaje ograniczeń:

• Ograniczenie prędkości — ile razy na sekundę/minutę/godzinę możesz o coś zapytać.
• Ograniczenie ładunku — ile danych na raz możesz wysłać albo ile faktur zmieścić w jednej "paczce".

Ograniczenie prędkości — czyli "nie pytaj za często"

Każda czynność w KSeF — wysłanie faktury, sprawdzenie jej statusu, pobranie potwierdzenia odbioru — ma swój własny, rozsądny limit tego, jak często można ją wykonywać. To trochę jak różne ograniczenia prędkości na różnych typach dróg: inne na autostradzie, inne w centrum miasta.

W praktyce oznacza to, że:

• Sprawdzanie statusu wysłanej wcześniej faktury można robić dość często — to "lekka" operacja, więc limit jest wysoki.
• Otwieranie nowej sesji do wysyłki wielu faktur naraz (tzw. wysyłka wsadowa) ma swój, osobny, bardziej umiarkowany limit — bo to "cięższa" operacja dla systemu.
• Samo wysyłanie kolejnych części dużej paczki faktur w ramach już otwartej sesji nie ma praktycznie żadnego sztywnego ograniczenia — można to robić równolegle, żeby przyspieszyć całą wysyłkę.

Jeśli ktoś rzeczywiście przekroczy swój limit (co dla zwykłej firmy jest bardzo mało prawdopodobne), system po prostu odpowiada: "zwolnij, spróbuj ponownie za tyle a tyle sekund" — i podaje dokładnie, ile trzeba poczekać. To nie jest błąd ani awaria, tylko system grzecznie prosi o odczekanie chwili, zanim wpuści kolejne zapytanie.

Ograniczenie ładunku — czyli "ile możesz zmieścić w paczce"

Drugi rodzaj ograniczeń dotyczy nie tego, jak często coś robisz, ale ile tego jest naraz:

• Rozmiar pojedynczej faktury — zwykła faktura bez załącznika ma limit rzędu pojedynczych megabajtów; jeśli dołączysz do niej załącznik (np. skan czy dodatkowy dokument), limit jest nieco wyższy. Dla typowej faktury, nawet z wieloma pozycjami, to więcej niż wystarczająco.
• Liczba faktur w jednej sesji wysyłki — możesz wysłać naprawdę dużo faktur w ramach jednej "wysyłki zbiorczej", rzędu kilku tysięcy. To ograniczenie dotyczy właściwie wyłącznie bardzo dużych firm wysyłających masowe partie faktur, np. przy fakturowaniu abonamentowym czy sprzedaży detalicznej na dużą skalę.
• Liczba faktur w jednej mniejszej "paczce" w ramach takiej sesji — system dzieli dużą wysyłkę na mniejsze porcje, żeby łatwiej sobie z nią radzić; to szczegół techniczny, o który zwykła firma nigdy nie musi się martwić.

A co z certyfikatami?

Osobny rodzaj limitu dotyczy tego, ile certyfikatów (tych, które służą do potwierdzania tożsamości w systemie) firma albo osoba może mieć naraz aktywnych. Firmy (identyfikowane przez NIP) mają tu znacznie większy zapas niż osoby prywatne działające na własny numer PESEL — co ma sens, bo firma może potrzebować obsłużyć więcej stanowisk, urządzeń czy systemów jednocześnie niż pojedyncza osoba.

Czy zwykła firma w ogóle powinna się tym przejmować?

Krótka odpowiedź: nie. Te limity są ustawione tak wysoko, że zdecydowana większość firm — nawet tych wysyłających po kilkadziesiąt czy kilkaset faktur dziennie — nigdy się z nimi nie zetknie. Mają one sens dopiero przy naprawdę dużej skali: masowej wysyłce tysięcy faktur w krótkim czasie, integracjach obsługujących jednocześnie wielu klientów, albo przy błędzie w oprogramowaniu, które przypadkiem zaczyna "bombardować" system tym samym zapytaniem w pętli.

Więcej o tym, jak wygląda taka masowa, zautomatyzowana wysyłka faktur w praktyce, pisaliśmy w artykułach o samofakturowaniu i wysyłce masowej oraz o automatyzacji wysyłki wsadowej przez PowerShell i Bash.

Jak to wygląda w ksefservice.pl

Cała ta "księgowość limitów" jest po naszej stronie w 100% obsługiwana automatycznie. System sam pilnuje, żeby wysyłka nie przekraczała dopuszczalnej prędkości — a jeśli mimo wszystko trzeba na chwilę zwolnić, robi to bez Twojego udziału: kolejkuje zapytania, odczekuje wskazany czas i wysyła dalej, bez utraty ani jednej faktury. Nie musisz liczyć, ile faktur wysłałeś w ostatniej minucie, ani pilnować rozmiaru załączników — po prostu korzystasz z panelu lub API tak, jak Ci wygodnie, a limity KSeF zostają załatwione w tle. Szerzej o samej integracji z API piszemy w artykule Integracja z API KSeF – jak to działa i jak wdrożyć ją w swojej firmie.

Masz nietypowy przypadek — np. bardzo dużą, cykliczną wysyłkę masową i chcesz wiedzieć, czy Twój scenariusz mieści się w standardowych limitach? Skontaktuj się z nami — sprawdzimy to razem. Szczegóły