KSeF a sprzedaż na wielu marketplace'ach — jak ogarnąć faktury z Empik Marketplace i Erli.pl w jednym miejscu

Allegro od dawna jest oczywistym wyborem dla sprzedawców online w Polsce, ale coraz więcej firm rozszerza sprzedaż na kolejne platformy — Empik Marketplace i Erli.pl zyskują na popularności jako dodatkowe kanały dotarcia do klientów. Problem pojawia się, gdy trzeba to wszystko ogarnąć od strony dokumentowej: każdy marketplace ma swoje zamówienia, swój panel, swój format danych — a na końcu i tak każda sprzedaż musi zakończyć się poprawną fakturą lub paragonem w Krajowym Systemie e-Faktur.

Problem sprzedaży wielokanałowej

Im więcej kanałów sprzedaży, tym więcej miejsc, w których trzeba ręcznie sprawdzać zamówienia i wystawiać dokumenty. W praktyce oznacza to często:

• osobne logowanie się do panelu każdego marketplace'u,
• ręczne przepisywanie danych zamówienia do systemu fakturującego,
• pilnowanie, żeby żadne zamówienie nie zostało pominięte,
• ryzyko niespójności — inny format numeracji faktur, inne stawki VAT wpisane ręcznie dla tego samego typu produktu na różnych platformach.

Przy jednym kanale sprzedaży to się jeszcze da ogarnąć ręcznie. Przy dwóch, trzech kanałach naraz — czas poświęcony na samo fakturowanie zaczyna konkurować z czasem poświęconym na rozwijanie sprzedaży.

Jedna integracja, wiele marketplace'ów

Rozwiązaniem jest podłączenie wszystkich kanałów sprzedaży do jednego, wspólnego mechanizmu integracji z KSeF. Zamiast osobno obsługiwać Allegro, Empik Marketplace i Erli.pl, każdy z tych kanałów przekazuje dane zamówienia do tego samego systemu, który:

1. Pobiera dane zamówienia — niezależnie od tego, z którego marketplace'u pochodzi, dane nabywcy, produkty, ceny i stawki VAT trafiają do jednego, spójnego formatu.
2. Generuje odpowiedni dokument — e-Fakturę zgodną z FA(3) albo e-Paragon, w zależności od tego, czego wymaga dana transakcja.
3. Wysyła dokument do KSeF — automatycznie, bez ręcznej interwencji, z zachowaniem tej samej numeracji i tych samych zasad dla wszystkich kanałów sprzedaży.
4. Udostępnia gotowy PDF — do pobrania w jednym panelu, niezależnie od źródła zamówienia.

Efekt: niezależnie od tego, czy klient kupił produkt na Allegro, Empik Marketplace czy Erli.pl, dokument sprzedażowy powstaje w ten sam, przewidywalny sposób.

Dlaczego to ważne akurat teraz

Wraz z wejściem obowiązku e-fakturowania w KSeF, każda sprzedaż B2B (a w wielu przypadkach też B2C) będzie wymagała wystawienia faktury ustrukturyzowanej zgodnej ze schematem FA(3). Przy sprzedaży wielokanałowej ręczne dopilnowanie tego dla każdego zamówienia z każdej platformy osobno staje się praktycznie niewykonalne przy większej skali. Zautomatyzowana integracja eliminuje ten problem u źródła — dokument powstaje automatycznie w momencie zamówienia, niezależnie od kanału.

Co zyskujesz, łącząc wszystkie kanały w jednym miejscu

• Spójna numeracja i format dokumentów. Niezależnie od tego, z którego marketplace'u pochodzi zamówienie, faktury i paragony wyglądają i są numerowane tak samo — co ułatwia też późniejsze rozliczenia i kontrolę.
• Jeden panel zamiast kilku. Zamiast sprawdzać osobno panel Allegro, Empik Marketplace i Erli.pl, wszystkie wystawione dokumenty i ich statusy widzisz w jednym miejscu.
• Mniej miejsca na błędy przy skalowaniu. Dodanie kolejnego kanału sprzedaży nie oznacza podwojenia pracy związanej z fakturowaniem — nowy marketplace po prostu podłącza się do tego samego mechanizmu.
• Łatwiejsze rozliczenia JPK. Skoro wszystkie dokumenty sprzedażowe, niezależnie od kanału, trafiają do KSeF w tym samym formacie, rozliczenie JPK_V7 na koniec okresu bazuje na spójnych, kompletnych danych — bez ręcznego uzupełniania brakujących faktur z poszczególnych platform.

Dla kogo ma to sens

Integracja wielokanałowa sprawdza się przede wszystkim dla sprzedawców, którzy już działają lub planują działać na więcej niż jednym marketplace jednocześnie — czy to łącząc Allegro z Empik Marketplace, dodając Erli.pl jako trzeci kanał, czy też uzupełniając sprzedaż marketplace'ową o własny sklep internetowy. Ma to sens także dla biur rachunkowych obsługujących klientów sprzedających wielokanałowo — zamiast pilnować kilku źródeł danych osobno dla każdego klienta, wszystko spływa do jednego, przewidywalnego procesu.

Jak zacząć

Uruchomienie integracji wygląda podobnie niezależnie od liczby podłączanych kanałów: autoryzacja konta na danym marketplace, jednorazowa konfiguracja zasad wystawiania dokumentów (stawki VAT, moment wystawienia faktury vs. paragonu) i gotowe — kolejne zamówienia obsługują się już same. Każdy nowy kanał sprzedaży, który dodasz później, podłącza się do tego samego mechanizmu bez konieczności budowania integracji od zera.

Sprzedajesz na kilku platformach i chcesz to uporządkować w jednym miejscu? Skontaktuj się z nami, aby porozmawiać o integracji z Empik Marketplace, Erli.pl lub Allegro, albo zapoznaj się z dokumentacją API.